Akkreditierungsausgabe / Ausstellereinweisung (Anzahl: 2)

 

Betreuung der Escortkids / Ballkids (Anzahl: 4)

Jede Mannschaft läuft zu ihrem ersten Spiel mit Escortkids ein, da vor jedem ersten Spiel der Teams die offizielle Begrüßung der Mannschaft vorgenommen wird. Eure Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass das jeweilige Kinder-Team zur richtigen Zeit im Einlaufbereich der Spieler bereitsteht und nach dem Spiel wieder in seinen Block kommt. Ihr erhaltet dazu einen Zeitplan inklusive Kontaktdaten mit den exakten Zeiten für die Abholung.

In diesem kommt noch die Betreuung der Ballkids hinzu. Diese sind dafür zuständig, wenn ein Ball über Bande springt bzw. eingerollt werden muss, dem entsprechenden Spieler einen Spielball zu reichen. Es sollen immer vier Ballkinder bei einem Spiel um das Spielfeld positioniert werden. Da es acht Kinder sein werden, haben immer vier Einsatz und vier Pause.

Jedes Kinder-Team bringt einen eigenen Betreuer mit, der Euch unterstützt. Da der Ablauf der Teamvorstellungen und somit das Einlaufen der Kinder sehr stark von dem Zeitplan des Fernsehens abhängt, ist eine minutengenaue Absprache von Nöten.

Kalkuliert in die Abläufe bitte auch ausreichend Zeit ein, um ein Mannschaftsfoto (mit den Escort-Kids) vor der Teamvorstellung aufnehmen zu können. Dieses soll im Bereich vor dem Kabinengang erfolgen.

Fotografen + Sponsorenwand (Anzahl: 4)

Während der Veranstaltung werden von den TV-Sendern einige Interviews geführt. Eure Aufgabe wird es sein, in Zusammenarbeit mit der Produktion des jeweiligen Senders (Sport 1), dafür zu sorgen, dass die Sportler bei den Interviews vor der Sponsorenwand stehen. Genauere Infos erhaltet Ihr am Veranstaltungstag von KÜHN SportConsulting.

Des Weiteren soll von jedem Spieler ein Foto vor der Sponsorenwand geschossen werden. Hierfür sollen die Spieler im Einlaufbereich von euch „abgefangen“ und gebeten werden, vor Spielbeginn für ein kurzes Foto vor die Sponsorenwand zu treten. Die Fotos werden von Peter Herrmann geschossen. Die Teambetreuungs-Volunteers werden dafür sorgen, dass die jeweiligen Teams zeitig vor dem Spiel in den Einlaufbereich kommen, damit genügend Zeit für das Schießen der Bilder vorhanden ist. Bitte möglichst darauf achten, dass die Fotos sich zu einer weiteren Verwendung eignen, also z.B. keine Fotos von Spielern mit geschlossenen Augen etc.

Da dennoch nicht viel Zeit für die Fotos sein wird, empfiehlt es sich, vor jedem Spiel nur eine Mannschaft, aber dafür komplett, abzulichten. So kommt Ihr nicht durcheinander, welche Spieler bereits fotografiert wurden und welche noch fehlen. Ziel muss es aber sein, am Ende des Turniers von jedem Spieler ein Foto zu haben. Hierfür erhaltet Ihr am Veranstaltungstag eine Liste aller Spieler des Turniers, sortiert nach Mannschaften.

Infotainment (Anzahl: 4)
(Bedienung Anzeigetafel / Spotfahrer / Kommunikation mit Medien/TV)

Bei dieser verantwortungsvollen Aufgabe sitzt Ihr direkt beim Schiedsgericht und habt damit die besten Plätze. Ihr erhaltet am Morgen ein detailliertes Briefing und werdet während der Spiele die Leinwand mit Spielinfos füttern. Dabei werden in einer relativ unkomplizierten Maske vor jedem Spiel die Teams angewählt und während des Spiels die Tore eingetragen, so dass diese auf der Leinwand erscheinen. Beachtet dabei, dass die ganze Halle die Leinwand als Informationslieferant während der Spiele nutzt. Deshalb müsst Ihr besonders konzentriert und sorgfältig arbeiten!

Die Aufgabe des Spotfahrers ist nicht sonderlich schwer, erfordert jedoch ein hohes Maß an Konzentration. Beachtet dabei, dass die ganze Halle den einlaufenden Spieler nur dann sieht, wenn er auch durch euch ins Spotlicht gesetzt wird. Deshalb müsst Ihr besonders konzentriert und sorgfältig arbeiten!

Magazinverkauf (Anzahl: 8)

Der Magazinverkauf wird im Eingangsbereich der Max-Schmeling-Halle stattfinden. Eure Aufgabe wird es sein, in der allseits bekannten charmanten und freundlichen Art die AOK-Traditonsmasters-Magazine an die Besucher des Traditionsturniers zu verkaufen. Hierbei solltet ihr offen auf die Besucher zu gehen und höflich auf das bestehende Programmheft hinweisen.

Ihr erhaltet von uns ein bestimmtes Kontingent an Wechselgeld, das für den Verkauf zur Verfügung steht. Um die Kasse gut verwalten zu können, bekommt ihr Gürteltaschen, um dort das Geld aufzubewahren. Die Magazine sind im Garderoben-Bereich gelagert, so dass ihr euch dort immer einige Exemplare holen und damit umherlaufen könnt.

Hinweis: Bitte achtet auf den sachgerechten Umgang mit den Erlösen aus dem Verkauf.

Sollte es Probleme oder unlösbare Fragen geben, habt ihr die Möglichkeit über euren Teamleiter Rat einzuholen. Genauso möchten wir, dass Team und Teamleiter in bewährter Art und Weise zusammenarbeiten, um die anstehenden Aufgaben gemeinsam zu bewältigen

Organisationsbüro (Anzahl: 3)

Im Organisationsbüro von Kühn SportConsulting werden einige administrative Aufgaben anfallen, so bspw. das Schreiben und Kopieren der Mannschaftsaufstellungen, die Verwaltungen der Hallenschlüssel und viele weitere kleine Aufgaben. Das Organisationsbüro soll dabei immer besetzt sein und ist zentrale Anlaufstelle rundum die Turnierorganisation im Hintergrund der Veranstaltung.

Presse + Social Media (Anzahl: 2+2)

Ihr werdet am separaten Presse-Eingang sitzen und die ankommenden Journalisten in Empfang nehmen. Diese erhalten von Euch nach Abgabe ihres Presseausweises eine Presseakkreditierung und ein Presseleibchen. Diesen erhalten die Journalisten zurück, wenn sie euch Leibchen und Akkreditierung beim Verlassen der Halle zurückgeben. Ihr erhaltet eine Liste mit allen angemeldeten Journalisten zur Übersicht. Möglicherweise findet im Nachgang des Turniers auch noch ein Pressekonferenz statt, die durch euch mit betreut und vorbereitet werden soll.

Zusätzlich werden zwei Volunteers benötigt, die sich um die Social Media kümmern, d.h. einen Liveticker über Facebook und Twitter bzw. auch gleich einen fertigen Pressebericht anfertigen. Hierbei wird journalistisches Geschick und kreatives Schreiben vorausgesetzt.

Sonderaufgaben (Akkr. / Charity-Stand) (Anzahl: 3-4)

In diesem Bereich sind ein wenig andere Einsatzzeiten zu berücksichtigen, da die meisten Aussteller am frühen Vormittag den Aufbau in der Halle bewerkstelligen, d.h. eure Einsatzzeit wird sich hauptsächlich von 8:00 bis 12:00 Uhr erstrecken. Ihr seid erster Anlaufpunkt in der Max-Schmeling-Halle für Aussteller und andere zu akkreditierende Gruppen. Die an dieser Stelle hinterlegten Akkreditierungen sind abgezählt und mussten durch die jeweiligen Institutionen auch angemeldet werden. Falls es Probleme gibt, könnt ihr die Organisatoren durch das zur Verfügung gestellte Funkgerät kontaktieren.

Akkreditierungen dienen der Sicherheit und berechtigen die akkreditierten Personen zum Begehen verschiedener Akkreditierungszonen. Der Verlust oder Missbrauch einer Akkreditierung stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Daher möchten wir, dass ihr euch über die Wichtigkeit der Aufgabe bewusst seid. Die Akkreditierungsausgabe muss immer durch mindestens eine Person besetzt sein!

Darüber hinaus wird mit Beginn der Einlassphase die Besetzung des BFV-Charity-Standes gewährleistet. An diesem Stand werden einige Informationsmaterialien ausliegen, die den Zuschauern und Interessierten bei Bedarf näher gebracht werden sollen. Der Stand darf während der Hallenöffnung nie unbesetzt sein!

Springerteam (Anzahl: 2-3)

Das Springerteam wird immer dann einschreiten, wenn es bestimmte Engpässe an anderen Positionen gibt.

Teambetreuung (Anzahl: 6)
- keine Bewerbung möglich, Besetzung durch BFV -

Jeder Teambetreuer hat im Vorfeld ein Team zugeteilt bekommen, das es zu betreuen gilt. Besonders wichtig ist es hierbei, das Zeitmanagement der Teams im Auge zu halten. Ihr erhaltet jeder einen Ablaufplan und achtet darauf, dass die Spieler rechtzeitig zu den Spielen bereit stehen. Da die Veranstaltung im TV übertragen wird, muss der Zeitablauf unbedingt eingehalten werden.

Im Einlaufbereich der Spieler vor dem Platz werden (vor den jeweiligen Spielen) weitere Volunteers mit einer Sponsorenwand stehen und von jedem Spieler einzeln ein Foto vor der Sponsorenwand machen. Ebenso soll ein Mannschaftsfoto aufgenommen werden, das im Nachgang an die Teams als Dankeschön seitens des BFV verteilt wird. Bitte achtet also darauf, dass Eure Mannschaft ein paar Minuten vor Spielbeginn bereits im Einlaufbereich bereit stehen, damit genügend Zeit bleibt, um die Fotos zu machen. Stimmt Euch bitte mit den Sponsorenwand-Volunteers kurz ab, damit Ihr wisst, wann Eure Mannschaft komplett abfotografiert wurde. Auch die Escort-Kids werden durch Volunteers an Ort und Stelle gebracht.

Spieler, denen eine Auszeichnung zuteilwird, z.B. Torschützenkönig müssen zur Siegerehrung unten auf dem Spielfeld zur Verfügung stehen. Bitte informiert Euch bei der Turnierleitung rechtzeitig, wer die zu ehrenden Spieler sind.

Bis spätestens XX:XX Uhr benötigt die Turnierleitung und die Technik für Halle und Fernsehen eine verbindliche Teamliste. Bei vergangenen Turnieren haben sich die Rückennummern und teilweise auch die teilnehmenden Spieler erst am Morgen des Turniers herausgestellt.

In Euren Unterlagen, die Ihr am Morgen des Turniers überreicht bekommt, werden Vordrucke sein, in die Ihr bitte von der Mannschaft verbindlich eintragen lasst, wer spielt und welche Rückennummer er hat. Die Teamlisten könnt Ihr am Turniertag Tommy Thiel von KÜHN SportConsulting in die Hand drücken bzw. am Turnierstand abgeben.

Wie immer solltet Ihr in gewohnter Art und Weise freundlich und charmant zu Betreuern und Spielern sein, voran die Projektleitung allerdings keinerlei Zweifel hegt.

Ticketing (Anzahl: 3)

An der Ticket-Ausgabe werden vor allem Kunden und Partner der AOK bzw. AOK-Mitarbeiter ihre Karten abholen. Diese kommen v.a. von Partnern der AOK oder sind Gewinner aus Verlosungen bzw. sonstigen Gewinnspielen. Die vorhandenen Tickets sind dabei abgezählt und ihr erhaltet eine Liste mit allen Gästen, die eine Karte erhalten. Die Liste müsste fortlaufend geführt und bereits eingetroffene Besucher abgehakt werden.

Die Stelle der Ticketabholung ist der erste Berührungspunkt der Turniergäste mit der Organisation. Ein positiver erster Gesamteindruck unterstützt dabei entscheidend die Gesamtwahrnehmung des Turniers. Daher solltet ihr wie immer mit einem freundlichen und charmanten Lächeln die Gäste begrüßen und ihnen die gewünschten Tickets aushändigen.

Sollten Besucher an der Ticketstelle erscheinen, die nicht auf der Liste vermerkt sind, so setzt euch bitte über das vorhandene Funkgerät mit einem aus dem Organisationsteam in Verbindung. Dieser wird dann versuchen, das Problem zu lösen. Hierbei bitte nur in dringenden Fällen funken. In diesem Fall bittet den Kunden, doch kurz an einer geeigneten Stelle zu warten. Hier ist euer wohl bekanntes Fingerspitzengefühl gefragt.

Tribüne (Anzahl: bis zu 80)

Im Bereich der Tribünenbetreuung werdet ihr in Zweierteams, an den jeweiligen Tribünenzugängen, den Besuchern des AOK-Traditionsmasters beim Auffinden des jeweiligen Sitzplatzes behilflich sein. Dabei sollt ihr möglichst offen und freundlich auf die Zuschauer zu gehen und ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Der Einsatzbereich wird im Vorfeld durch die Teamleiter zugewiesen. In einem Rundgang vor Hallenöffnung werden die Teamleiter die Zweierteams immer einem Zugang zuteilen. Bitte merkt euch dann euren Tribünen-Bereich, damit ihr ihn nach der Pausennutzung auch sofort wiederfindet.

Im Unterring werden ca. 40 und im Oberring ca. 50 Volunteers zum Einsatz kommen. Es kann mit einer ausverkauften Halle gerechnet werden, daher ist es sehr wichtig, dass Ihr mit Euren Teams die Posten immer besetzt haltet.

Eine wichtige Funktion an dieser Position wird sein, darauf zu achten, dass nur Gäste mit Sitzplatzkarten in die jeweiligen Sitzplatzblöcke kommen. Es ist davon auszugehen, dass einige Hundert Stehplatzkarten im Umlauf sein werden.

Sollte es Probleme oder unlösbare Fragen geben, habt ihr die Möglichkeit über eure Teamleiter Rat einzuholen. Bitte funktioniert hier in gewohnter Art und Weise als Team.

VIP-Garderobe (Anzahl: 4)

Bei jeder Veranstaltung haben Ehrengäste eine besondere Bedeutung und wollen auch entsprechend betreut und behandelt werden. Eure Aufgabe wird es sein, die Kleidung der ankommenden VIPs entgegenzunehmen und im entsprechenden Garderobenbereich mit Hilfe von Marken zu verwalten. Dies sollte wie immer mit einem charmanten und freundlichen Lächeln passieren, wobei ein spontaner und netter Smalltalk gern gesehen ist.

Die Annahme der Kleidung an der VIP-Garderobe stellt den zweiten Kontakt der VIP-Kunden zur Veranstaltung dar. Ist dieser zusammen mit dem ersten Eindruck positiv, hat der Besucher eine positive Grundstimmung und kann das sportliche Ereignis voll und ganz genießen.

Es ist darauf zu achten, dass bitte eine gute, möglichst schwarze Hose und ordentliche Schuhe getragen werden. Das T-Shirt erhaltet ihr von uns in der Vorbereitungsphase auf die Volunteer-Tätigkeit. Es ist euch natürlich gestattet, unter den Team-Shirts ein Longsleeve oder Ähnliches zu tragen.

Sollte es Probleme oder unlösbare Fragen seitens der Besucher geben, habt ihr die Möglichkeit über den Teamleiter oder VIP-Supervisor Rat einzuholen.

Volunteer-Center (Anzahl: 2)

Die Betreuung des Volunteer-Centers umfasst bspw. Sauberkeit und Ordnung, Absprachen mit Caterer und Getränkelieferant am Veranstaltungstag (Nachschub!), Verteilung von T-Shirts und Adminstration der Anwesenheit der Volunteers. Dies alles geschieht in enger Zusammenarbeit mit dem Volunteer-Management.